Treinamento básico: Saiba qual software é essencial Quer você tenha uma empresa novata ou uma já estabelecida, é importante fazer os investimentos corretos em software. Eis aqui algumas dicas sobre como decidir quanto ao que é melhor para a sua empresa. Por Chad Preston

Você tem o plano de negócio, um espaço de escritório e um excedente de ambição, mas manter a sua empresa bem-sucedida vai exigir mais do que uma forte ética de trabalho. Você vai precisar da tecnologia correta sem gastar incorretamente. Entretanto, de onde começar? Como saber qual software de computador é essencial?

Há muitos recursos no mercado para ajudá-lo a começar. Revistas como Entrepreneur e Inc. possuem seções dedicadas a tecnologia para pequenas empresas, com orientações que podem ajudá-lo a tomar a decisão certa. Você pode conseguir ajuda através dos próprios fabricantes e varejistas, tais como Dell, Gateway, Lenovo, HP, CDW e a Geek Squad da Best Buy. Um consultor de TI do seu próprio quadro ou contratado pode ser um bom investimento. Você também pode negociar para incluir o treinamento em uma compra de TI.

Saiba o básico
Embora as empresas possam usar plataformas específicas e suites de software para seus setores específicos, muitas das ferramentas operacionais básicas do dia-a-dia são as mesmas. Não importa o tipo de negócio que você tiver, a maioria dos especialistas concorda quanto aos tipos essenciais de aplicativos. Esses aplicativos básicos incluem: processador de texto, planilhas, apresentações, e-mail, navegador de Internet, ferramentas contábeis e financeiras e software de segurança tais como tecnologia de antivírus e firewall.

A suite de produtos Microsoft Office (Microsoft Office Small Business 2007) se tornou uma ferramenta de negócios quase universal, sendo amplamente considerada como o sistema de escritório mais popular do mundo. Joe Kennedy, autor de The Small Business Owner's Manual, sugere começar com o Microsoft Office, que inclui o Word como processador de textos, o Excel para planilhas eletrônicas, o Outlook para e-mail e gerenciamento de contatos e o PowerPoint para apresentações de slides. Programas opcionais da suite Microsoft Office incluem um programa de banco de dados (Access) e um programa de design de materiais de marketing (Publisher), mas esses suplementos opcionais podem não ser necessários, dependendo da sua situação, disse ele.

Você deve ter um programa de contabilidade à sua disposição, diz ele, e sugere o Intuit QuickBooks para esse tipo de tarefa. "Se não usar um programa de contabilidade, você pode esperar ter de pagar honorários mais altos de escrituração e acabar ficando com livros menos exatos", diz ele. "Contudo, comprar um bom programa de contabilidade não o torna um bom contador. Esses programas não lhe ensinam teoria contábil e supõem que o usuário saiba a diferença entre débitos e créditos. Muitas empresas contratam especialistas para manter os livros exatos, diz ele.

Atualmente, a segurança eletrônica é um assunto quente. Você precisa ter um bom programa de segurança/antivírus, tais como o Symantec ou McAfee, e Spybot Search and Destroy ou Webroot Spy Sweeper, diz Kennedy.

O gerenciamento do relacionamento com clientes é outra área a ser coberta. "Recomendo fortemente um programa de CRM (gerenciamento de relacionamento com clientes) tais como ACT! ou Goldmine", diz Kennedy. "Caso contrário, a sua nova empresa ainda estará na década de 1970 e será destroçada pelos concorrentes mais experientes."

Saiba o que melhor se adapta a você
Em muitos campos, são necessários um software específico para o setor e até certas plataformas além de uma suite básica de software de escritório. Muitas empresas de editoração e design utilizam computadores Apple e software Mac, por exemplo, que parecem ser os preferidos do setor. Algumas empresas podem também preferis os Macs por motivos estéticos. Porém, não importa quão bonito o iMac possa ser, os PCs parecem ser o padrão geral nas empresas. Ramon Ray, evangelizador tecnológico e editor da Smallbiztechnology.com, diz que os sistemas PC são melhores para os negócios em geral, pois têm mais software e mais suporte. Então, analise bem o que você precisa com base no que a sua empresa fornecerá aos clientes.

Gordon Bridge, presidente e CEO da CM IT Solutions, Inc., de Austin, Texas, frisa que há pacotes de aplicativos projetados para automação de processos de setores específicos.

Um escritório de advocacia, por exemplo, usaria pacotes escritos especialmente para bancas de advocacia. Muitos pacotes verticais de aplicativos se integram bem com programas gerais como o QuickBooks, diz ele. O Intuit lista links para empresas parceiras que fabricam aplicativos compatíveis.

Pense em contratar um consultor
Dependendo das suas qualificações e experiência, contratar um consultor pode ser um investimento valioso. Isso custará algum dinheiro mas é a maneira mais rápida e eficaz de garantir que será feito corretamente, diz Kennedy.

Joshua Feinberg, cofundador da Computer Consulting 101 de West Palm Beach, Flórida, concorda. Ele diz que a primeira coisa com que um pequeno empresário deve começar é ter um consultor de TI competente. Ele diz que um profissional estará presente em todo passo do percurso para garantir que a empresa está operando e tinindo do ponto de vista de aplicativos e hardware. Os consultores também podem ser contratados por empreitada para ajudá-lo a definir suas necessidades tecnológicas.

Você talvez deva dedicar a mesma atenção para a escolha de um consultor de TI que para a de um advogado. "As pequenas empresas deveriam encarar os consultores de TI como fariam com um contador ?alguém que é como um funcionário que trabalha meio período", diz ele. "O segredo é encará-los como um recurso de um conselheiro de confiança nessa área."

"Você contrata um contador porque não quer passar 6 meses para aprender sobre a legislação de imposto", diz ele. "Se realmente quiser se concentrar no seu negócio, é bom gastar o dinheiro com um consultor, então você não ficará enroscado ao tentar resolver os seus próprios problemas de TI." Os custos variam muito, dependendo do porte da sua empresa e das suas necessidades de TI, diz ele.

Um consultor pode ajudá-lo a decidir quais programas comprar e quais escolhas são mais econômicas, diz Feinberg. "Uma das maiores preocupações das pequenas empresas é obter o máximo do dinheiro", diz ele. "Algumas pessoas das lojas de produtos para escritório possuem a experiência, mas provavelmente não conseguem fornecer o tipo de experiência aprofundada que um consultor contratado consegue oferecer. Entretanto, se você tiver experiência com computadores e tiver tempo, você mesmo pode fazê-lo, e por menos, diz Kennedy.



Saiba quanto é suficiente
Se você realmente decidir fazer sozinho, certifique-se de fazer a sua tarefa de casa. Há tantas opções que fazer a escolha pode ser uma tarefa bastante difícil, diz Bridge. Alguns fabricantes tentarão convencê-lo a configurar as máquinas com mais do que é necessário, diz ele. "Ter alto-falantes bonitinhos ou o maior hard drive, por exemplo, e gastar um montão de dinheiro não faz muito sentido."

Entretanto, também é possível desconsiderar algo e ficar com uma configuração subotimizada. A segurança é comumente desprezada ou não considerada o suficiente, diz Ray. Gastar muito pouco pode ser o problema em si. "Todo mundo quer economizar dinheiro", diz ele. "Eles dizem que 'só quero alguma coisa que vá durar tantos anos', mas você obtém aquilo por que paga."

Freqüentemente o software vem junto com ferramentas desnecessárias ou ferramentas que a pessoa não sabe como usar devido à falta de treinamento, diz ele. As pequenas empresas normalmente esquecer dos valiosos recursos disponíveis em seu software e se concentram apenas no básico para executar o trabalho cotidiano, diz Kennedy. Como resultado, poucas pessoas usam mais de 5 % dos recursos disponíveis em programas como Microsoft Word ou Excel, diz ele.

"Se as pessoas aprenderem um pequeno recurso a cada semana, digamos, pode-se obter um aumento enorme de produtividade com o tempo, e esse software muito produtivo se tornará um investimento ainda melhor", diz ele. "E como esses programas ainda estarão por aí por muito tempo, os investimentos em aprender novos recursos se pagarão muitas vezes tanto para o usuário como para a empresa."

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