Quando decidiu dar o salto e abrir seu próprio negócio, Jennifer Miller sabia que precisaria de alguns bons recursos para ajudá-la a começar, principalmente para administrar o dinheiro.

"Sou muito boa no que faço, que é vendas, mas contabilidade não é o meu forte", diz Miller, fundadora e proprietária da Printing & Promotional Partners, de Jacksonville, Flórida.

Ela escolheu o QuickBooks como pacote de software que a ajudaria a acertar os livros e controlar as cifras de vendas, estoque, emissão de faturas, contas a receber, dados de clientes e outras atividades.

"O QuickBooks é bastante informativo", diz ela. "Ele dá muitas informações sobre vendas e custos." Como uma batelada de opções de tabelas, gráficos e relatórios, o software lhe daria um bom controle sobre o que ela estava fazendo e o que precisava fazer.
Pelo menos era o que ela pensava.

Não demorou muito para Jennifer se ver afundada no software e gastando muito tempo tentando entendê-lo.

"Foi difícil montar o plano de contas e listar os itens", diz ela, então ela decidiu recorrer a um contador que pudesse dar uma olhada no que ela fizera até então.

Acontece que Jennifer montou seu plano de contas da maneira mais difícil item por item, com cada caneta, chapéu, bolacha de copo e chaveiro lançado separadamente. Trabalhoso demais, disse seu contador. Basta chamar tudo de "produto promocional" e guardar os detalhes para o lançamento descritivo.

Uma solução mais integrada
Joe Kennedy, autor de The Small Business Owner's Manual, dirige um serviço de escrituração e contabilidade no Sul da Califórnia que pouparia empresários como Jennifer das mesmas dores de cabeça. Ele complementa seu software de contabilidade com o aconselhamento experiente de um contador vivo em carne e osso. "Há uma diferença entre entender o software e entender de contabilidade', diz Kennedy.

Os pequenos empresários geralmente não gostam de delegar o controle de uma parte tão chave do negócio, ou então querem economizar dinheiro fazendo eles mesmos, diz ele. Mas eles normalmente só fazem de 70 % a 80 % de lançamentos corretos por si sós.

Paul Brazina, diretor interino da Faculdade de Administração da La Salle University, de Filadélfia, diz que mesmo se os pequenos empresários conseguirem manter os livros em ordem com programas como QuickBooks ou Peachtree, esses programas não os ajudam a tomar grandes decisões por exemplo, como atingir uma meta de crescimento, se coloca mais gente na empresa ou se o faz contratando funcionários ou terceirizando.

"Se você espera que o software vai tirar o lugar da inteligência humana, por enquanto ainda não", diz Brazina. "Se as empresas acreditam que podem substituir pessoas por software, isso pode criar um desastre a longo prazo para a empresa."

O quadro maior
Um contador pode ajudá-lo a entender melhor o quadro maior, diz John Barsella, sócio da Blackman Kallick, de Chicago. Isso é importantíssimo numa empresa familiar, onde às vezes "as emoções e outros fatores intangíveis entram em jogo", diz ele. "Um contador pode rapidamente identificar nuances tanto no ambiente de negócio como nos livros para aconselhar os proprietários sobre os melhores caminhos a adotar em diferentes situações."

A conformidade tributária básica é uma área óbvia onde os empresários rotineiramente transferem os livros para uma especialista. Contudo, além de preencher e enviar a papelada, um contador pode ajudar um empresário a tomar decisões sobre o melhor caminho para planejamento de aposentadoria e planejamento patrimonial com base numa série de questões: a natureza do negócio, o desempenho da empresa, as necessidades e objetivos dos proprietários, sua tolerância a risco, só para começar.

Barsella diz que os empresários podem não estar cientes de coisas que podem fazer para melhorar suas posições financeiras, coisas que o software provavelmente não mostraria, tais como ajustar uma conta de aposentadoria individual ou acelerar ou retardar certas despesas e deduções para ajudá-los a enquadrar a empresa numa determinada faixa tributária.

O que você precisa saber
Um empresário que tente decidir se contrata um contador ou faz tudo sozinho com um pacote de software deveria se fazer duas perguntas básicas, diz Christopher G. Gamble, contador e planejador financeiro credenciado da Kroner Gamble & Company CPA, P.C., de Rochester, N.Y.:

1. Qual software contábil fornecer as informações mais úteis?
Algumas empresas que mantêm estoque são obrigadas a relatar receitas e despesas pelo método de regime de "competência", isto é, que a receita é lançada quando se faz uma venda, e as despesas são lançadas quando a mercadoria ou serviços são recebidos, independentemente de quando o dinheiro para essas vendas ou serviços realmente mudar de mãos. Para esse tipo de negócio, o software contábil precisa poder rastrear o estoque, criar pedidos de compra e registrar e gerenciar o contas a receber e o contas a pagar, diz Gamble.

Outras empresas preferem usar o método do regime de "caixa", isto é, as vendas e despesas são lançadas com base em quando o pagamento é feito, ou quando o cheque é depositado ou compensado. Isso significa que talvez não sejam necessários recursos de rastreamento, diz ele.

2. Temos o suporte financeiro e tempo necessários para garantir que teremos registros contábeis precisos?
"Ignorando por um momento se o empresário possui ou não a capacitação financeira para manter um conjunto exato de livros, freqüentemente constatamos que o proprietário está tão ocupando tocando o negócio que não tem tempo para dedicar à função contábil", diz Gamble. "Honestamente, a maioria dos empresários agrega mais valor ao resultado final ao não desempenhar a função contábil."

Entretanto, para o proprietário que ainda quer fazer ele próprio o trabalho, outro modelo novo de software está ganhando popularidade: o aluguel de software on-line. A OpenAir, por exemplo, é um serviço financeiro via Internet que os empresários usam on-line e alugam mês a mês. A empresa diz que é como "Excel turbinado com esteróides". Ele atrai as pequenas empresas, consultores, grupos de serviço profissionais e outros que precisam rastrear projetos e horas de trabalho para fins de cobrança de honorários.

Quer se compre o software ou os serviços de um contador de carne e osso, Gamble diz que a coisa mais importante é garantir a exatidão das informações. "O ditado que diz "se entra lixo sai lixo" definitivamente se aplica aos sistemas contábeis", diz ele. "Quanto mais detalhe se colocar no sistema, mais relatórios e análises detalhados o empresário pode utilizar."

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